... oder wie gut persönliche Kommunikation und Big Room-Planning remote funktionieren. Diese Aufgabe stellten uns unsere Kunden bereits Anfang April 2020.
Agile Methoden basieren auf direkter Kommunikation, direktem Feedback und schnellen Entscheidungen. Insbesondere das sogenannte „PI Planning“ als wichtigstes Element des Scaled Agile Frameworks SAFe 5.0 ist ein persönliches Big Room-Event, bei dem sich 50 bis 200 Personen physisch an einem Ort treffen. Dann wird innerhalb von 2 Tagen ein guter Plan für die nächsten 3 Monate einer Produktentwicklung oder eines Projektes entwickelt und mit dem anwesenden Management abgestimmt, um die sonst üblichen Überraschungen im Entwicklungs-Alltag zu minimieren. Die Organisation eines solchen Treffen ist eine Hauptaufgabe für die SAFe-Rolle „Release Train Engineer“.
Doch wie veranstaltet man solch ein Treffen in Corona-Zeiten mit 50 bis 200 Teilnehmern, die nicht an einem Ort, sondern jeder einzeln in seinem eigenen Home Office sitzt? Diese Aufgabe ist nicht trivial, da die Herausforderung nicht nur technischer Natur, sondern vor allem organisatorischer Natur ist, ein Meeting, was auf direkter Kommunikation und schnellen Entscheidungen am Tisch basiert, virtuell abzuhalten.
Nachdem wir uns als KEGON mit dieser Thematik der verteilten „PI Plannings“ schon seit einiger Zeit beschäftigt haben, überholte uns die Realität, indem Kunden aufgrund des festen PI-Taktes bereits Anfang April 2020 PI-Plannings mit allen Mitarbeitern im Home Office durchführen mussten, da eine Verschiebung solch wichtiger Termin in SAFe nicht vorgesehen ist. Natürlich nahmen unsere erfahrenen SAFe-Consultants diese Herausforderung gerne an und begleiteten einige Kunden direkt bei diesen Events.
Und trotz der Skepsis aller Beteiligten „Kann ein Event, welches von der persönlichen Atmosphäre lebt, einfach ‚virtualisiert werden?“, haben alle von uns begleiteten Remote-PI-Plannings sehr gut funktioniert.
Unsere Top-Learnings dabei waren:
• Vorbereitung! Vorbereitung! Vorbereitung!
Gerade bei Remote-Events ist es wichtig, dass alle Rollen und die Teams genau wissen, was sie wann zu tun haben und alle notwendigen Informationen vorab in guter Qualität digitalisiert sind.
• Einwandfreie Technik
Ein Live-Remote-Event mit einhundert oder mehr Teilnehmern bringt nicht dafür konzipierte Technik schnell an die Grenzen, gerade unternehmensinterne-Lösungen sind hier schnell am Ende.
Mit folgenden Tools haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht:
- zoom.us - Audio/Video-Konferenzen
- miro.com - Visualisierung der div. Boards und des PI-Planungsprozesses
- slack.com - Messenger zur asynchronen Kommunikation
- mentimeter.com – um kurze Stimmungsbilder/Feedbacks abzubilden
Oft gibt es Datenschutzbedenken großer Konzerne gegen diese „amerikanischen Tools“, hierzu können wir nur aus der Praxis sagen: „Die o.g. Tools funktionieren einfach, was wir bei internen Lösungen in letzter Zeit selten gesehen haben…“
• Mehr qualifizierte Moderatoren
Für die Moderation sind mehr Personen als bei einem realen PI-Planning notwendig um die Informationen an die richtigen Stellen zu bringen und den Planungsprozess gut ablaufen zu lassen. Während „normale PI-Plannings“ von uns oft mit 2 Beratern unterstützt werden, empfehlen wir in Remote-Settings zu den internen RTEs und Scrum Mastern noch weitere Berater zu involvieren, je nach Teilnehmerzahl auch 4-5 zusätzliche Berater.
• Unabhängige Kommunikationskanäle, aber bitte nicht zu viele:
Aufgrund der fehlenden direkten Face-2-Face-Kommunikation, findet viel Kommunikation asynchron in privaten Video-Anrufen oder Chats statt. Hier ist wichtig, vorab genau festzulegen, welche Personen mit welchen Kanälen arbeiten und welche Informationen jeweils ausgetauscht werden.
Dies ist wichtig, damit während des PI-Plannings keine Informationen verlorengehen oder an falsche Adressaten geliefert werden, die damit nichts anfangen können.
• Disziplin:
Aufgrund der erschwerten direkten Kommunikation ist Disziplin besonders wichtig, damit die richtigen Menschen zur richtigen Zeit in den richtigen Kommunikationskanälen anwesend sind. Neben Einhaltung von Pünktlichkeit sind die allgemein gültigen Regeln einer guten Kommunikation bei virtuellen Meetings umso wichtiger. Nur eine Person sollte gleichzeitig reden, während alle anderen Teilnehmer sich selbst Stummschalten um störende Nebengeräusche zu vermeiden und es sollte mit zusätzlichen, zum Teil virtuellen Handzeichen gearbeitet werden, um sich bemerkbar zu machen.
Leider benötigt dies alles ein wenig Training und Erfahrung und funktioniert nicht immer reibungslos von Beginn an.
Wer Interesse an diesem Thema der „Remote PI Plannings“ hat, der kann gerne mit uns in Kontakt treten.
